來源：管理的常識（ID：Guanlidechangshi）
作者：霍輝，世界500強企業(yè)高級工程師，日產(chǎn)全球認證改善專家。
會議，見公司效率
低效會議，浪費的不僅是與會者的時間，也在浪費公司的金錢。
開個會有多費錢？不僅是看得見的與會者開會時的時薪，還有很多你看不見的，比如參加會議的出差、準備會議材料的時間、復(fù)印資料的成本、策劃與組織會議花的精力……這些都能折算成金錢。
網(wǎng)上流傳著一個會議成本的計算公式：
會議成本＝每小時平均工資的3倍×2倍×開會人數(shù)×?xí)h時間（小時）
你開的每一次會議，公司都是要付出成本的，與會者職位越高，公司付出的就越大。
TED演講《讓“偷走”你時間的人滾蛋》中曾做過統(tǒng)計，每年有超過30億次會議被舉行，高管們40%~50%的工作時間都花在會議上，近34％的會議最終都是浪費時間。
如果換算成美元，美國商業(yè)中“每年因會議浪費時間造成的損失近370億美元”。
為了提升會議效率，各家公司都想盡一切辦法。
三星前總裁李健熙專門裝修了一間“零度冰室”的會議室，其內(nèi)部溫度常年保持在0°C以下。每逢重要會議，李健熙都會將其放在“零度冰室”召開。
結(jié)果，因為大家都怕冷，平時好幾個小時的冗長會議，現(xiàn)在只需10~15分鐘就能結(jié)束，而平時一些看似很難解決的問題，現(xiàn)在都能在“零度冰室”里得到圓滿解決。
我曾經(jīng)到過日產(chǎn)汽車公司總部并參加他們的會議，他們的會議室只能網(wǎng)上預(yù)訂，會議結(jié)束時間快到的時候，會有喇叭提醒你盡快結(jié)束會議，等時間一到，你必須撤出會議室，不能拖延，因為下一撥參加會議的人已經(jīng)在門外等候了。
時間就是金錢，在開會這件事上也不例外。
開會，見公司管理水平
朋友跟我吐槽他們公司的會議：“開會挺好的，反正就是大型甩鍋現(xiàn)場，沒問題時把人都叫齊了簽字畫押，有問題時把人叫齊了互相撕逼，只要養(yǎng)成了一開會就玩手機睡覺的厚臉皮，跟你有關(guān)隨便說兩句，跟你無關(guān)直接帶薪摸魚，多嗨皮。”
這種公司并不是少數(shù)。從一家公司開會的方式，就能看出它的管理水平。
亞馬遜創(chuàng)始人貝索斯說出了原因：
公司的會議多，會議時間長，意味著需要大家溝通討論的事情多。為什么這么多事情需要討論和溝通？因為公司正常的制度流程解決不了，只好討論，那一定是公司的組織和流程出了問題。
與其在如何開好會議上大做文章，還不如在組織功能上積極改善，努力把會議溝通保持在最低限度。
還有一個能體現(xiàn)公司管理水平的是會議紀要。我看過很多管理規(guī)范的公司都要求會后必寫會議紀要，有紀要才好執(zhí)行、好跟蹤。
可是，還有更優(yōu)秀的公司從不寫會議紀要。他們認為，會上每個人都理解并確認了會議結(jié)論，會后按照會上決定的事項去做就行了，為什么還有多此一舉寫會議紀要呢？
更何況寫會議紀要可是個技術(shù)活，不僅要熟悉業(yè)務(wù)，還要有高度的總結(jié)提煉能力，耗時耗力。
當(dāng)初傅盛給周鴻祎打工時，第一次跟著周鴻祎開會就被安排去寫會議紀要。周鴻祎那天天馬行空講了2小時，結(jié)果傅盛寫會議紀要寫到凌晨3點。
一個高度自治的公司，不用寫會議紀要，人人都知道自己該做什么，按部就班去做就行了。
會議方式，見企業(yè)文化
每個公司會議方式都不相同，甚至有的開會原則截然相反，這背后體現(xiàn)的是不同的企業(yè)文化。
總有少數(shù)公司不走尋常路，亞馬遜的會議方式就是反其道而行之。在這個無PPT不開會的時代，亞馬遜的會議法則中竟然有一條“不允許用PPT”。
因為貝索斯認為，PPT并不是一個很好的會議載體，對發(fā)言者來說，用PPT展示的確很方便，但PPT只能展示部分要點，并不能全面表達他的思想，很容易把一些隱藏在要點背后的內(nèi)容遺漏了，與會者從中獲得的信息就會有缺失。
所以亞馬遜的會議改為：會議組織者需將所有資料，按照標準的6頁紙模板提前寫好并發(fā)給參會人員。開會的前15分鐘，所有人一言不發(fā)先閱讀這6頁紙的內(nèi)容，之后再討論。
從一家公司的會議模式里，能看出這家公司倡導(dǎo)什么，反對什么。每一次會議里，都深深印刻著它的企業(yè)文化。
開會，見老板格局
熱播劇《突圍》里，就有這樣一個開會的情節(jié)。
中福集團董事長林滿江對下屬京州中福公司黨委書記兼董事長齊本安不滿，正好齊本安想針對京州中福領(lǐng)導(dǎo)班子的問題開個民主生活會，邀請林滿江參加，林滿江就答應(yīng)了，可他故意讓全員等了近一個小時，才肯出來開會。
會上，全是林滿江一個人表演，他一頓操作猛如虎，拿下了和齊本安關(guān)系好的李功權(quán)，還禍水東引，甩包袱給齊本安。
這哪是民主生活會啊，既沒有民主，也沒有生活，分明是大掌柜教訓(xùn)小伙計，明著抓李功權(quán)，實際是殺雞儆猴，教訓(xùn)齊本安。
從開會這件小事，就能看出老板的格局和人品，我們身邊也有不少沒格局的老板。
有的公司上班時間不開會，常規(guī)操作是擠壓中午吃飯時間開個短會，利用晚上下班時間開個小會，挪用周末休息時間開個長會。
有的公司經(jīng)常下班前開會，一開會就到9點以后，餐補交通補助都沒有，更別指望算加班了。
一個公司能走多遠，最后拼的還是老板的格局，連開會這件小事都斤斤計較，充滿算計，這樣的公司永遠都不會發(fā)展壯大。
高效會議方式、能提升會議價值
高效的公司，在會議管理有很多共通之處，這里我介紹一個經(jīng)過多年實踐被證實不錯的會議方式：日產(chǎn)會議方式（Nissan Meeting Way）。
很多人都聽說過日產(chǎn)生產(chǎn)方式NPW（Nissan Production Way），日產(chǎn)在生產(chǎn)領(lǐng)域能確保沒有一秒鐘的浪費，但在十多年前的一次調(diào)查顯示，60%以上的日產(chǎn)員工都說日產(chǎn)的會議要么低效，要么目的不清，或二者皆有。
于是日產(chǎn)決定對會議方式進行變革，用簡單、清楚的結(jié)構(gòu)化討論，幫助大家從更短會議上獲得更多的東西，就這樣日產(chǎn)研究并形成了日產(chǎn)會議方式，一直運用至今。
日產(chǎn)會議方式的目標是：提升會議價值。它有5項準則：
1. 減少紙張浪費
2. 減少出差
3. 1個議題1小時
4. 開場確認會議目標
5. 當(dāng)場形成會議紀要
1. 減少紙張浪費
有的公司開會，會復(fù)印很多資料，會后這些資料就沒用了，而且準備這些資料本身也要花不少精力，這是一筆巨大的浪費。其實可以借助投影儀等電子設(shè)備讓大家聚焦會議內(nèi)容，不再浪費紙張。
2. 減少出差
在IT技術(shù)不斷進步的今天，人與人之間的信息溝通已經(jīng)有了很多新的方式，如電話會議、網(wǎng)絡(luò)會議、微信、QQ等，借助電話、網(wǎng)絡(luò)會議等方式不但節(jié)省了出差時間和差旅費，也使會議效率得到提高。
3. 1個議題1小時
生理學(xué)家認為，成年人腦力的最佳狀態(tài)只能保持45分鐘，人在生理上產(chǎn)生疲勞感的臨界點是1小時，要不怎么學(xué)生一節(jié)課45分鐘，會下課休息一下，就是這個原因。
所以在安排會議的時候，一般會議時間以一小時為宜，大型報告會也不應(yīng)超過兩個小時。
這1小時（60分鐘）的會議流程是這樣的；
第一步：確認會議目標（5分鐘）
在會議開始時即應(yīng)確認會議目標、議程和時間計劃。
第二步：討論（45分鐘）
每個人的發(fā)言控制在5分鐘內(nèi)，開門見山，直奔主題，拋開客套啰嗦，緊緊圍繞主題，只講中間“骨頭”的東西。為提高討論效率，可以會前制定大家共同遵守的會議紀律（Ground Rule）。
第三步：會上當(dāng)場形成會議紀要（5分鐘）
花幾分鐘時間，總結(jié)并確認討論的結(jié)果。
第四步：散會（5分鐘）
為不打亂下個時段的活動，在到時間前5分鐘結(jié)束會議。
4. 開場確認會議目標
要明白為什么開這個會，會議要達成什么目標。如果會議目標都說不清楚，開會就是浪費大家的時間。
日產(chǎn)人開會有個值得我們學(xué)習(xí)的地方，他們在會議一開始，都會在白板上寫出要討論的幾個議題和要決定事項、目標，然后再開始討論。
5. 當(dāng)場形成會議紀要
當(dāng)場形成會議紀要，也就是會議結(jié)論，結(jié)論應(yīng)該具體到什么人，什么時間做什么事，誰去跟蹤等（What, when, who……）
把上述這些準則融入到會議的前期策劃中，就能保證這個會議高效，具體來說，就是做好以下這6項工作：
1）設(shè)定會議目標
明確會議目標、背景、要決定的事項。
2）制定會議議程
按照“1個議題1小時”的原則來制定詳細的議程和時間分配。
3）確定參加者的角色定位和職責(zé)
確定會議主持人、提案人、決策人等，避免邀請不必要的人員。
4）會議成本
按照“會議總成本=每小時平均工資的3倍×2倍×開會人數(shù)×?xí)h時間（小時）”來計算會議成本。
5）會議工具/方式
IT會議（賬號、密碼）
6）會議資料
會前需發(fā)給與會者了解的資料。
一個會議是否能成功，功夫在會前，會議策劃得好，結(jié)果一定差不到哪兒去。
開會，是檢驗公司的最好標準，愿你能找到一家尊重你、有格局的公司，開的每一次會議都有價值；也愿你尊重別人的時間，發(fā)起的會議都高效有價值。
